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日志

 
 

会员大会后总结  

2012-10-26 17:28:10|  分类: 华农 |  标签: |举报 |字号 订阅

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暨会员大会后的总结会会议记录

时间:1014

地点:教五英语角

人数:各部门干部团,大概三十人

主持:

记录:

主题:1、会员大会总结  2、招新总结  3、主持人大赛初步概述

 

 

会员大会总结:

1、 会员大会本身很多细节没有落实到位,如送嘉宾礼品等环节就因各种原因而被遗忘。更多细节在随后的部门讲述环节有所提及。

 

2、 秘书部:嘉宾最终名单出台较晚、签到表未能及时确定、嘉宾的迎接及送出交代问题、嘉宾联系问题、场地预约问题。

对于嘉宾,大会进行中若有离场,缺少跟进人员的分工布置,如何送出,谁来送出都应该在大会前就要确认无误,以保证嘉宾至始至终都有一种被重视的感觉。

对于邀请嘉宾,电话+短信的方式应该是最好的,其次电话礼仪方面有必要强调且进行培训,并在送走嘉宾后发送感谢短信以表尊重。

且嘉宾的到场跟进也有所缺乏,若大会是七点钟开场,起码六点四十五就要开始确认嘉宾的实际位置,以判断其到场时间,以便安排人手接风。

至于如何解决地铁站或公交站人多而导致嘉宾难以找到公协人的问题,可以选择手持会旗或小纸板来加以辨认。

场地的预约有一个前提必须重申:非课室的场地借用应该由活动负责人(筹委)负责,而不由秘书部负责。对于会员大会的场地安排,与实际人数的到场情况相比很不平衡,事先应该对人数以及规模有一定预计,从而有针对性的选择活动开展的场地。

 

3、 学术部、人资部:学术接组织部任务分配,提前一周开始准备采访队以及聘书写作事宜,使得最终的访问环节准备充分,具有较大弹性。人资提前向二饭预定凳子,以确保现场有充足的座位。从这个方面反映:布置任务应该从后往前算时间,以便确认任务的合理开始时间。

 

4、 财务部:干事与物资到场却找不到负责人,使得工作耽搁不少时间;奖品购置后的派送问题责任不清,衔接出现重大空缺,间接导致奖品最终没能按计划派送。

对于前者,有必要对所有干事进行物资布场培训,避免在没有或找不到负责人的情况下能够具备自行控制大局的能力;各部长也应该熟悉布场规则,以便在负责人不在场情况下能够指导工作照常进行。

 

5、 文娱部:主持稿与PPT没有很好衔接,存在较大差异;俊杰师兄推迟到场引发临时应变导致冷场三十秒;PPT的修改没能及时与其他人员进行联系;礼仪队仍不够专业问题;主持人报嘉宾顺序问题。

前三者归结起来是一个缺乏信息互通的现实情况,只做好部门自己的本职工作并不足够,重要的是将一切改动或成果进行信息共享,以便所有人都了解事件的进展,以对其余联动之处进行及时修改。

其次,跟进组的设立非常重要。主持报幕之前,跟进人员就应该确认嘉宾的准备是否达到上台标准,且及时向主持人汇报情况。无论是会员大会还是以后的舞会,该桥梁必须很好的存在着。

 

6、 宣传部。PPT的修改没能及时通知文娱部以及主持;干部迟到以致现场工作布置耽搁;控制电脑人员积极性有待加强;PPT或视频的设计要考虑投影仪的实际投放情况。

考虑到PPT或节目操控时画面与音频高效配合,使用两台电脑会好很多。

 

7、 组织部。现场布场没有分配好人手;姓名牌的摆布顺序混乱。

前者的解决方案类似于财务部,即进行布场负责人培训,以便在干事中形成核心布场人员,以便能独立组织完成工作,且部长团成员需熟悉布场工作,以便现场分头指导。

 

小结:以上所有问题归结成两个词语:沟通与衔接。

理论上,这些问题都能够避免。还是那句话,部门自己的事做得再好,没有承上启下的连接,没有合理合适的过渡,集体活动出现出现断层。部门间的沟通本应该是一件非常简单且耗时不多的事情,每一位活动的策划或组织者都应该是一位出色的联系人,他们更应该将精力集中于活动的整体上,而将实际操作下放给干事执行,解释验收结果即可。对于他们而言,必须明确自身的定位以及相应的职能归属,切忌万大事包揽上身全权控制,否则只会落得个吃力不讨好的结局。

作为部长团成员,眼光应该是纵观协会所有部门而并非只停留在自己部门身上,因此对于他们同样需要对其他部门工作安排有所了解,所以策划书活动流程及分工的熟悉必不可少。也就只有当每一位部长熟悉流程,才出现到相互之间主动、高效且有效的帮助,才会在某环节脱节或被遗忘时及时提出,才会在活动出现不正常方向时立即纠正。

 

 

招新遗留问题

1、 小册子仍有大量未装订成册,亟需解决。

2、 宣传物资的信息残缺,摆摊到场人员通知及反馈失衡混乱,摆摊效率低,人员时间观念不强。

3、 报名表的照片回收工作效率低下,分工不明确。

4、 摆摊人手安排及通知的跟进工作未做到位,且考虑到人手安排工作非常繁杂,因时间冲突而无法到场者未能很好解决替代的问题,导致安排出现很大空缺。

5、 报名表上可增设“人员配备资源”之类的选项,比如说有相机、有DV、有电脑等等,以便需要时能够找到内部供应源。

6、 摆摊现场游戏环节被完全架空,或许需要考虑其他吸引新生的形式。

7、 招新困难问题及扫楼问题。

 

针对于人手安排跟进问题,跟进小组必须设立且有专人全权负责,提前以短信或电话的方式务必依据人手分工表确定是否能够准时到场。每一个人力资源单位都需要服从安排,有异见或其他建议者提前通知负责人员。

针对招新困难问题,除开现场部长们的强势拉拢之外,前期扫楼必不可少。扫楼的计划安排表格在本次招新活动中没能起到相应作用,反馈工作做得很不好,以至于后来演变成扫楼资源闭塞不互通,扫楼地点以及时间常有冲突却又难以查询,一些重要且成功率较高的学院被跳过等。扫楼方面也同样存在效率较低的情况,往往闲聊瞎扯会把时间耗费过多,大家适可而止,且要分清楚扫楼的目的是什么。前期可以是宣传为主,后期可以是拉人为主,两个时期不同策略估计能有更具针对性的执行效率。

其实说到这里,上述问题还是存在沟通与衔接这样的问题存在。从会员大会再到招新,两个活动都反映出同样的问题,这不禁让人深思:协会内部部门之间乃至部门内部的信息传递究竟是个什么样的状况?究竟多少活动之中还存在这样难以被发觉的思维空挡?

 

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