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日志

 
 

【原】公协口协合办首届主持人大赛总结20121124  

2012-11-24 23:51:31|  分类: 华农 |  标签: |举报 |字号 订阅

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公协口协合办首届主持人大赛总结

说在前头:

渐渐发觉,本学期自开学以来,我就被自己剥夺了午睡的权利,这是自己选择的方向,听起来苦逼,但我由衷为之高兴,看着一团存在于脑海之中的大赛迷雾渐渐散去,露出其真实的模样,再按照该模板将之化为现实,感觉就像是在世上创造某种东西,既新奇兴奋,又惶恐不知所措。摸着前人的石头过河,为后来者规划乃至搭上一座坚固的桥,或许是本次努力的最终意义所在。对于大赛,我希望它能有第二届、第三届,不求生生不息,但求其能成为公协的拿得出手的品牌活动之一,我自封咱们这个四人筹委团队为先行者,这种朝前看的感觉很难用言语述说,也是这种感觉,这种使命感,推动者每一个人为之努力。

 

总结正文

赛前策划

 

1、  合作的意识与立场需明确

从前听闻有公协与公管学生会的合作,可最终合作破裂致“公关精英大赛”分成两半,至今仍在活动层面上争得你死我活。合作之间的意见不合以及意识形态的差异是最可怕最危险的东西,对于这种共识性的问题,双方理应在合作开始时就在圆桌上摊牌理清,综合双方意见达成一致立场,避免夜长梦多。

对于这次比赛的定位,公协与口协在合作开始时就是有重大分歧的。公协倾向于做小做精,希望用合作这种形式使双方主持人得到充分锻炼;口协倾向于做大做强,将强强联手作为噱头,做成校内大活动,从而提升双方的影响力。

在协会活动方面,公协在主持人大赛过后还会有舞会,而后者才是重点,因此倾向于蓄力,无论是精力财力还是人力上;对于口协而言,本次大赛为其学期收官之作,理应放开手脚大干一场,资金方面全力支持。

双方均站在利于己方的立场出发,无可厚非。我们能做的也只有积极协商,将二者融合为一,因此各种会议必不可少。可立场并不是一朝一夕能够彻底改变的,在随后的工作中时常会因为根深蒂固的立场而引发小冲突,比如宣传方案、赛制、嘉宾邀请、演出节目分配、人员任务分配等制定问题,毕竟这些玩意都牵扯到一个“主导权”的问题,一旦分配不均就易形成“一边倒”的局势。如何合理控制这一切是合作必然会面临的问题。应该说,己方的合作底线必须要明确且坚守,但在大方面则应该积极配合,避免分歧。

这一切都是为了高效且无顾虑的执行接下来的工作。这是前提,也是根基。诚然,在这点上双方尽管在开头有所争议,但从结果来看做得不错。

 

2、  合作不等于任务“对半分”

以大赛表演环节为例,双方最初的讨论是:一个表演环节暂定为协会内部自己排练的歌唱串烧,共五分钟,你前两分半,我后两分半。且我方出较为成熟的通俗唱法表演,口协方出效果不确定的美声唱法。对于美声,并不是所有人都爱听,且很可能与比赛现场气氛格格不入。我方提出更换未果或直接由公协承接表演任务,无奈时间对半规划这点口协寸步不让。只好采取最有效的办法,那就是提出双方均退出参演,改为邀请协会或艺术团上台。这样一来双方也就“平衡”了。

举这个例子,其实想说明:1、既然是合作,应该尽可能褪去原组织的记印,而形成新团队(四人筹委)的特点,对于任务的分配,应追求活动的整体效果,而不应死板对半。2、每项具备特殊性质的工作应该由最能胜任的一方负责,比如宣传物资制作、表演等等。

在此重申一点:灵活且追求整体效果的分工明显要比死板的对半分工来得好些。在此点上,我们本次大赛并没有很好地履行到这点,这或许也是出于双方基本立场的问题,即“主导权”分配的争夺,而这其实没有多大必要,共同把一件事情做好就够了。

在我看来,有一个协会全权负责某一块是最好的。基本避免上述所说的沟通以及对半分问题。

 

3、  分工模式应该有所优化

承接上述内容。

本次大赛的分工模式主要流程为:1、头脑风暴,思考各种所需的职能范围,分点列出。2、按照粗略的协会能力分析后,任一个协会作主导负责者。3、分到任务的协会派出一名负责人对任务进行总负责,两位筹委之一跟进,并及时反馈信息。4、对于任务,若涉及人数较多则两个协会共同出人,若人数较少则单协会全程负责。

上述涉及到的分工包括宣传、嘉宾邀请、题目制定、大赛现场各小组安排等。整体下来算是较好的执行任务,但问题还是非常多。

首先,是沟通问题。对于上述所说人数较多的任务会双方出干事执行,由某一方协会主导。我们相信一个领导能够更加高效地执行任务,但忘记了一点,即该领导可能做不到很好地调配双方干事,比如我是公协的,可能我就常常与公协的干事交流而忽视口协的成员,以致双方工作脱节无法协作。

其次,由筹委负责跟进比较繁琐,以致筹委自身任务较多,疲劳混乱。后来想想,此处用干事跟进或许会更好,但前提是,该干事理应明白他跟进的是什么任务,究竟有什么意义,对活动有什么影响,否则责任感会欠缺许多。所以对于干事的培训以及讲解活动比较重要。我们没有好好做到这点,形成干部忙乎,干事不明真相乃至没有好好利用的结果。

 

4、  会议流程

严格执行会议记录模式,每次会议都会提前预备会议内容,其内容包括任务的验收、跟进、各种策划等等,并规划好时间,减少低效产生。每项任务的制定都需要确定最后截止期限,让大家有一个紧迫感。会议记录在两天内能够发至邮箱。由于是双方合作性质,因此许多议案的提出时常会有冲突,最好通过面谈解决,到了后期一些跟进式或者电子化的资讯需要讨论时再使用网络会议。

 

赛前插曲:关于微博投票的公关危机

由于采用微博投票方式产生最佳人气奖,因此微博的战场率先拉开。几天后有某网友发现某选手很可能存在刷票买票行为,并指认了一个刷票公司的微博,在微博上公开对其进行人身攻击以及各种骚扰,对选手本身造成了很大的精神困扰,对比赛公平公正公开的气氛产生不良影响。由于担心事情会愈演愈烈以至于将双方协会的诚信、大赛的公平性牵扯进去,我方立即采取行动。

1、  立即与遭怀疑的选手交流。

2、  与微博某网友进行进一步了解取证。

3、  与所谓的刷票买票公司取得联系,以截图的方式证明该公司与选手并无联系。

4、  将证据全部发至某网友处,要求他立即公开道歉并删除所有之前有关微博,并给予一定时间段执行。若超出时间段则由公协官方微博公布所有证据,力证清白。

结果是,用了四个多小时的时间将证件事情澄清,整体效果与上述规划相符。随后再用协会官方微博升华主题,即借题发挥,强调无论是主持人还是能人大赛的比赛公平公正性,并预祝比赛成功。整体来说化解危机,也化解选手心中的忧虑,为公平比赛环境奉献一份力量。

 

 

关于奖杯

由于奖杯是淘宝定制的,已经提前一个星期预约,但由于当中经历双十一购物狂欢,快递爆仓,货物严重超时。以至于临场需要想艺术学院借奖杯凑合。奖杯希望能够尽早购入,避免邮递超时等后顾之忧。

 

 

关于场地

决赛场地的确定可谓是一波三折。原本的地点为新学活,胜在口协方面提早许多预定了场地并附上定金,因此第一次武术协会,第二次外国语学生会抢地都不成功。可是第三次则是校团委领导出马,毫无其他话语可言。在口协的协商下,校团委同意给我们搞定真维斯,可去领取批条的时候,却发现当天只有晚上是留给我们使用的,这意味着物资、布场等工作必须提前完成。

因为这一波三折的地点更换,我们的布场计划以及嘉宾邀请计划都变更不少,且因为变动之大,更一度想过需要将比赛推后一个星期。好在最后没出大差错,这与四位筹委的努力密不可分。

总结几点:

1、              场地的租借应该提前,且多方面租借且交齐定金。比如新学活、真维斯、教四小巨蛋等场地,可能的话都一起借,以防各种抢地事件发生。

2、              应急方案必须要有,且要清楚了解辨清每一个场地的优缺点,以便应急方案的设置。

3、              及时快速地解决问题非常重要。

 

决赛之夜

1、  人员配置应尽量动用干事,使其得到锻炼机会。

无论是决赛前一晚的物资搬运、布场,抑或是决赛当晚的各种工作人员配置,干事的比例都是偏小的,这就成了策划者乃至干部到处跑,而干事不明真相。比较有趣的是我看到现场的干部若有任务基本上都是叫上自己的小弟干活,却很少对其他部门的干事下手,更别说口协的了。一句“其他部门的不认识啊”是谁的错呢?

我认为每次活动都有必要向干事,最起码是到场的干事进行事前的说明整个活动的大致情况,好让他们了解工作,自发地为活动做些事情,调配起来也得心应手。

 

2、  比赛开始前大量嘉宾拥挤导致晚开场二十分钟。

如此多的嘉宾是我完全没有想到的,起码超出原定嘉宾数目的一倍有多,这究竟是什么情况呢?按照现场的嘉宾座位数量看来,完全是没有准备他们的位置,这又是什么问题?

公协方面的嘉宾邀请是我跟进的,我交付秘书部执行,只是让他们帮忙邀请校内协会,至于为何会有如此多的校外嘉宾,我一无所知。看来嘉宾邀请方面与我的信息联系完全脱节了。若不是口协方面临时拉来几十张小凳子的话,这些嘉宾简直无法安置,咱们就只能落得个“贱待嘉宾”的骂名。

归结起来有几点:

1、  嘉宾的最终确认数目必须提前一天左右与负责人联系,好安排座位等物资。

2、  负责人必须主动去跟进邀请情况,避免陷入被动。

3、  建立嘉宾爆棚的应急方案,备用的凳子需要配备。

 

3、  公关意识亟待加强。

我所见到的各位嘉宾基本上入席之后就没人和他们聊天了,这样感觉非常不好。人家大老远的过来,不仅仅是为了看看比赛这么简单吧,交流与学习或许才会是最重要的一点,况且来的都是会长级别的外校嘉宾,都是优秀的协会组织者,与他们交流是一种荣幸才对。当然,这里的聊天可以理解为搭讪,即使是闲聊几句吹吹水,都会让人感觉到亲切之感。

此外对待伙伴口协的干部干事们也一样如此,我个人是没见到什么公协口协攀谈的情况出现,这是非常奇怪的。难得的合作及结识朋友的机会,不容如此错过。所谓的公协口协一家亲,乃至社联社团一家亲,光嘴皮说说倒是挺响亮,真正做到的又有多少人呢?

 

4、  关于内部培训与比赛的定义边界模糊。

之前已经提及,公协方面主张让这次大赛回归内部培训,但是我们在题目设置以及赛制上已经偏离了培训的意味,再把它一厢情愿的幻想成培训已经不合时宜,题目之中大量的思考时间以及题目重复等问题已经将整个比赛拖入了漫长的耐力战,考验的不仅是选手们的思维,更是观众们的耐性极限。

我承认流程如此设计实在有问题。比如复活赛与终极决赛的题型相似,等待时间超长,难度大,选手表现平平已经造成了极大地冷场。本题型是借鉴校主持人大赛并有所创新,但是咱们忽略了一点:校主持人大赛的所有无声视频都是事前给所有选手看过的,这意味着比赛的精彩程度会大大增加。

而我们正是没有站在观众的角度去思考,这是全场比赛最致命的地方。好在终极决战选手们表现出色挽回些面子,否则又是一阵痛骂了。比赛就是比赛,是选手、舞台、策划者与观众的互动过程,追求观众观感,必须落实。

 

5、  收场的意义所在。

活动结束,拍照的拍照,聊天的聊天,该收场的还是应该收场。本次大赛结束后,主管收场的负责人因为忘记其任务所在,早在结束前就已经离开现场。剩下的其他部长们又对收场不了解,导致最终无人执行任务,可谓留下一个大摊子让大家收拾。

一个活动强调善始善终,这很是考验活动组织者的全场协调能力,就这点而言我们公协做的很不好。上年舞会如此,今年主持人大赛也如此,人员经历一个轮换,但本质不变,这说明咱们在意识层面上对收场的概念就不曾清晰过!

社联在收场方面就做的相当好,一个硕大的风采晚会,其收场人员行动迅速有序,能够赶在拍摄大合照前将大部分物资收齐,场面基本整洁。

汇总成几点:

1、  每次活动,小至讲座,大至大型活动,收场组的确立是必须的。

2、  收场活动应该与拍照、聊天等平行进行,追求高效快捷,负责人对于收场的态度必须高度重视。

3、  有必要的话应与收场人员展开专门培训。

 

6、  租借物资的监管必须要到位。

真维斯场子各种损坏,现场凳子各种解体,这些或许能够归结为本身就有毛病。但是向校会借用的一套麦克风设备,却因为不明情况致失灵,这又如何解释?不明情况,究竟是跌坏了还是自己本身就有毛病,无人得知。

我们拿到借用的物资,首先要做的就是确保其完好,而这点意识应该在全协会推广,以致于大家能有意识地保护物资,这也就等于保护协会的钱包免受侵害。

 

 

后记:

    我想象中的主持人大赛并不大,可事实是这除开一切污点,这已经算是协会的大型活动之一,对于此我始料未及。这个结果显然已经与初衷相违背,但似乎却是创造了一片新的天地,可供后人继续探索。我在此次策划过程中,发现自己许多弊端,比如说工作怠慢、执行力不足、思维相对保守之类。洋洋洒洒又是四千字,渐渐发觉高中写个作文一千字真是小儿科了,大学成长了一年多,多点感触,多点牢骚也是合情合理的。感谢口协魏国豪、张明霞、李美佳、朱迪,公协周秀倩、卢永孝以及全体协助过主持人大赛的朋友们。以上总结为小弟一点感想,由衷谢谢!

 

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